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Annegret Röhl
Betriebswirt (ILS), Propertymanagement

Telefon +49 30 5210 701-00
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Beruhigend und hilfreich, stets das Wesentliche im Blick zu haben

Kaum noch unüberschaubare Tabellen mit langen Zahlenkolonnen, deren Informationsgehalt und Praxisbezug sich oft nicht erschließt, werden heute gern präsentiert. Damit möchten wir unsere Auftraggeber nicht belasten. Wir berichten und informieren  punktgenau, damit Entscheidungen und Planungen fundiert erfolgen können.

Transparenz gehört zu unserem Selbstverständnis. Unsere Auftraggeber können uns jederzeit Fragen stellen und über die Schulter blicken. Natürlich stellen wir unseren Auftraggebern in Berichten regelmäßig relevante Daten und Informationen zu ihrer Immobilie und deren Rahmenbedingungen zur Verfügung. Dazu haben wir das nachfolgende Gerüst für unsere Berichte entwickelt, das wir individuell modifizieren und ergänzen können:

Basisinformationen

  • Objektbeschreibung und Leistungsbild der CMde

Aktuelles aus dem Objekt und Umfeld

  • Besucherfrequenz und Mieterumsätze (Performance);
  • Besondere Korrespondenz und Gespräche (Mieterbetreuung);
  • Relevante Veränderungen im Umfeld und Marktgebiet;
  • Öffentlichkeitsarbeit und Werbung.

Vermietungsbericht

  • Vermietungs- und Leerstandstatistik (flächen- und ertragsbezogen);
  • Kritische Mietverhältnisse (Insolvenzen, kurze Restlaufzeit etc.);
  • Beendete Vermietungsvorgänge (Vertragsabschlüsse und Absagen);
  • Laufende Vermietungsvorgänge (Fully-Let-App-Report).

Kaufmännischer Objektbericht

  • Ergebnisübersicht aus der lfd. Gewinn- und Verlustrechnung;
  • Steuern (gemeldete/festgesetzte Beträge und Zahlungen);
  • Einnahmen-Ausgaben-Gesamtübersicht (Zahlungsverkehr)
  • insb. Miete und Nebenkostenzahlungen (Soll-Ist-Gesamtvergleich);
  • insb. Betriebskosten (umlagefähig und nicht umlagefähig);
  • Offene Posten (debitorisch und kreditorisch)
  • Gesamtforderungen/-verbindlichkeiten und hervorzuhebende Einzelposten.

Ergänzende Anlagen

  • Aktuelle Mieterliste
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Einzelaufstellung der Miet- und Nebenkostenzahlungen (Soll-Ist-Vergleich)
  • Einzelaufstellung der Ausgaben (insb. Bewirtschaftungskosten)
  • OP-Listen Kreditoren und Debitoren (strukturiert nach Alter und kommentiert)
  • Aktionsdokumentationen und Pressespiegel
  • Wichtige Entscheidungsvorlagen, Gesprächsprotokolle und Aktenvermerke

Technischer Objektbericht

  • Vertragsspiegel zu lfd. Versorgungs-, Dienstleistungs- und Wartungsverträgen;
  • Darstellung der lfd. Bewirtschaftungskosten (kommentierter Plan-Ist-Vergleich);
  • Ereignis-/Maßnahmenbericht (Wartungen, Störungen, Reparaturen, etc.);
  • Informationen zum Sachstand besonderer Vorgänge (z.B. Mängelbeseitigungen).

Zusätzlich unterbreiten wir unseren Auftraggebern vor Mietvertragsabschlüssen und -änderungen sowie vor kostenintensiven Beauftragungen und Investitionen fallbezogene Entscheidungsvorlagen. Diese informieren in kompakter Form über den Sachverhalt und die damit verbundenen Erträge und Kosten sowie über die Vor- und/oder  Nachteile der Maßnahme. So können unsere Auftraggeber immer fundierte Entscheidungen treffen.

Aussagekräftige Berichte und Entscheidungsvorlagen - in Kombination mit einer ordentlichen Ablage und Dokumentation - sorgen dafür, dass auch später im Lebenszyklus einer Immobilie frühere Maßnahmen und Entwicklungen personenunabhängig nachvollzogen werden können.

Damit bietet unser Berichtswesen ein absolutes Plus bei strategischen Neuausrichtungen und einer Due Diligence.