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Stefan H. F. Barth
Immobilienfachwirt (IHK)
Propertymanagement

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Abrechnung Betriebs- und Nebenkosten

Die CMde betreut für ihre Auftraggeber seit Jahren erfolgreich die Abrechnung der Umlage von Betriebs- und Nebenkosten auf die Mieter von Gewerbeimmobilien – insbesondere von Einkaufszentren. Diese Kosten können beträchtlich sein.

Eigentümer von Gewerbeimmobilien sind natürlich daran interessiert, dass diese Kosten so weit wie möglich von den Mietern selbst getragen werden. Zwei Voraussetzungen müssen hierfür im Wesentlichen erfüllt sein: Erstens muss im Mietvertrag klar und deutlich geregelt sein, inwieweit der Mieter die Betriebs- und Nebenkosten zu tragen hat; es bedarf eines hinreichend bestimmten Nebenkostenkatalogs, der zudem den individuellen Verhältnissen der Immobilie entsprechen muss. Zweitens muss die Betriebs- und Nebenkostenabrechnung korrekt erstellt werden; sie muss stets eine geordnete Aufstellung der Gesamtkosten, die Angabe und Erläuterung des Verteilungsmaßstabes, die Berechnung der Einzelkosten des Mieters und den Abzug seiner Vorauszahlungen enthalten.

Überzeugende Abrechnung

Die CMde achtet daher bei der Abrechnung der Betriebs- und Nebenkosten für ihre Auftraggeber besonders darauf, dass der Inhalt der Abrechnung mit den jeweiligen mietvertraglichen Regelungen übereinstimmt. Die angefallenen Betriebs- und Nebenkosten werden klar, übersichtlich und für die Mieter nachvollziehbar dargestellt. Die Erfahrung zeigt, dass dieses Bemühen bei den Mietern das Vertrauen stärkt und Zufriedenheit erhöht. Sollten dennoch einmal Widersprüche gegen Abrechnungen erhoben werden, ist es das Ziel der CMde, diese möglichst außergerichtlich zu erledigen.

Nebenkostenorientierte Vertragsgestaltung

Daneben berät und unterstützt die CMde ihre Auftraggeber bei der Verhandlung neuer Mietverträge und bei der Optimierung von Bestandsmietverträgen. Zusammen mit Fachanwälten aus ihrem Netzwerk hat die CMde ihre jahrelangen Erfahrungen unter anderem in einen Mustermietvertrag für Einkaufszentren einfließen lassen, der regelmäßig aktualisiert wird. Die CMde ist dabei im Interesse ihrer Auftraggeber darauf bedacht, dass die Mieter, neben den Kosten für die kaufmännische und technische Hausverwaltung, auch den Beitrag für das Centermanagement und ferner auch die Aufwendungen für die Instandhaltung und Instandsetzung der Gemeinschaftsflächen und der Haustechnik – soweit rechtlich möglich – tragen müssen.

Aktuelle Rechtsprechung

Was derzeit rechtlich möglich ist, ergibt sich nicht zuletzt aus einer Reihe von Entscheidungen des Bundesgerichtshofs der letzten Jahre, zum Beispiel, dass der Mieter sich bereits anhand der Umlagevereinbarung im Mietvertrag zumindest ein grobes Bild davon machen können muss, welche zusätzlichen Kosten neben der Grundmiete auf ihn zukommen könnten (vgl. u. a. BGH, Urteil vom 26. September 2012 – XII ZR 112/10). Die „Kosten der kaufmännischen und technischen Hausverwaltung“ könne man zwar auch im Rahmen eines Formularmietvertrages auf den Mieter umlegen (BGH, Urteil vom 09. Dezember 2009 – XII ZR 109/08). Eine Höchstgrenze der vom Mieter zu tragenden Verwaltungskosten müsse nicht vereinbart werden. Für die Umlage der „Kosten des Centermanagements“ hat der Bundesgerichtshof hingegen weit höhere Anforderungen an die erforderliche Transparenz gestellt. Wirksam könne die Umlage dieser Kosten nur dann sein, wenn sie im Mietvertrag näher aufgeschlüsselt wird. Für den Mieter müsse aus dem Mietvertrag zumindest grob ersichtlich sein, welche Leistungen dem Inhalt nach hiervon erfasst und abgerechnet werden sollen (vgl. BGH, Urteil vom 10. September 2014 – XII ZR 56/11). Bei den „Kosten der Instandhaltung und Instandsetzung gemeinschaftlich genutzter Flächen und Anlagen“ geht der Bundesgerichtshof sogar noch einen Schritt weiter: Die insoweit vom Mieter zu tragenden Kosten müssten der Höhe nach begrenzt sein, damit deren Umlage im Rahmen eines Formularmietvertrages wirksam sei (BGH, Urteil vom 10. September 2014 – XII ZR 56/11).

Unter Einbindung von Fachanwälten aus ihrem Netzwerk setzt die CMde diese Rechtsprechung konsequent um. Ihr Ziel ist es dabei, die sich aus den Entscheidungen des Bundesgerichtshofs ergebenden Spielräume für ihre Auftraggeber fruchtbar zu machen.